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Lavoro con software open-source praticamente da quando esistono e, nel tempo, ho visto la percezione di essi cambiare. All’inizio c’erano molte persone che lavoravano su progetti open-source e contribuivano ad essi appena potevano. Era una cosa che gratificava gli sviluppatori che ci lavoravano e allo stesso tempo andava a vantaggio di chi ne usufruiva.

Gli utenti di software open-source erano riconoscenti verso coloro che lavoravano su di essi, poiché queste persone donavano a tutti uno strumento totalmente gratuito. Gli utenti stessi contribuivano direttamente ai loro progetti preferiti lavorando sul codice, sulla documentazione e talvolta inviando denaro.

Nel tempo, però, le cose sono cambiate. Oggi vedo sempre più persone che utilizzano software open-source semplicemente perché sono gratuiti, come se fosse dovuto. Gli basta non pagare un programmatore per i servizi di cui usufruiscono.

Di rimando, oggigiorno i software sono diventati molto più complessi e celano coti nascosti. Certo, puoi installare WordPress in 5 minuti, ma se il tuo obiettivo è fare qualcosa di più che scrivere un blog, dovrai spendere ore, o giorni, lavorandoci sopra.

I temi WordPress un tempo erano piuttosto semplici. Ora, sono molto più complessi, con lunghe serie di impostazioni e opzioni di configurazione. Opzioni che, se non hai familiarità con il tema, possono essere difficili da gestire.

Questo è il costo nascosto della gratuità.

Molti plugin sono “gratuiti”, ma richiedono la sottoscrizione del loro servizio di backend. Tecnicamente sono gratuiti, ma ti costeranno comunque. Altri plugin ti offrono una versione gratuita, ma bloccano le funzionalità migliori se non paghi. Di nuovo, tecnicamente sono gratuiti, ma se vuoi che facciano qualcosa di interessante, dovrai pagare.

Non fraintendetemi, non sto sostenendo che tutti i software dovrebbero essere gratuiti. Io mi guadagno da vivere scrivendo codice e dunque sostengo fortemente gli sviluppatori che si fanno pagare. Sto solo cercando di dire che, se hai un sito e non sei una persona tecnica, esiste un costo nascosto di ciò che è “gratuito”.

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Preparati ad assumere qualcuno che ti aiuti. Nella maggior parte dei casi, avrai bisogno di:

• Un project manager. È una persona tecnica, ma potrebbe non essere un programmatore. Conosce WordPress e i suoi plugin e sa come farli lavorare insieme. Sa anche quando è necessario uno sviluppatore e di solito ne conosce alcuni a cui chiedere aiuto.
• Un designer. Avrai sicuramente bisogno di qualcuno capace di dare un bell’aspetto al tuo sito. Punti bonus se è anche esperto di User Experience (UX) in modo che possa rendere il tuo sito facile da utilizzare.
• Un copywriter. (Pensavi che stessi per dire sviluppatore, vero?) Sì, avrai bisogno di un copywriter, qualcuno che sappia usare le parole. Uno che si sofferma su ogni parola del tuo sito e che ti assicura che ciò che stai dicendo è chiaro per i tuoi utenti.
• Uno sviluppatore (solo in alcuni casi). Il tuo project manager dovrebbe sapere chi assumere. Non chiedere a tua nipote di lavorare per te. Lascia che siano gli esperti a fare il lavoro che gli compete.

Il sito è pronto adesso, ma ci sono altri costi da sostenere. Assicurati di ospitare il sito con un hosting di qualità che lavora bene con WordPress. Potrebbe sorprenderti, ma ho siti che non sono ospitati su SiteGround. Alcune delle mie installazioni WordPress sono ospitate su server virtuali che gestisco io stesso. Capisco cosa è necessario fare e comprendo i rischi del gestire il mio server.

I progetti che ospito io stesso sono progetti marginali con requisiti speciali che molti provider non forniscono. Sebbene in senso tecnico, sì, ogni sito che giro sul mio server virtuale è “gratuito”, è allo stesso tempo una cosa in più di cui devo preoccuparmi. Il mio tempo non è gratis, quindi ospitare quei siti sul mio server risulta essere costoso per me.

Per tutti i miei siti che non hanno requisiti particolari, utilizzo SiteGround. Dopo oltre 25 anni passati a gestire web server e oltre 15 anni di lavoro con WordPress, so di cosa ho bisogno da un hosting provider e SiteGround soddisfa ogni mia necessità.

I software gratuiti e Open Source sono fantastici. Alimentano il mondo in cui viviamo. Ma molte volte, “gratis” si applica solo al codice che li compone. Quando decidi di lanciare un tuo sito web, tieni presente che ci sono costi da sostenere. Se il tuo sito aggiungerà valore alla tua attività, prepara un budget adeguato che ti permetta di svilupparlo nel modo giusto. Non dimenticare che la gratuità ha comunque sempre un costo.

Ai programmatori piace dare nomi altisonanti alle cose. Èd è così che si è arrivati ad avere il “Principio del privilegio minimo” (POLP se si utilizza l’acronimo inglese) per dire semplicemente che si deve lasciare che gli utenti gestiscano solo ciò di cui hanno strettamente bisogno.

Questo è ciò di cui parleremo qui di seguito. Assicurarsi che gli utenti del proprio sito abbiano visibilità e permessi solo alle funzioni di cui hanno strettamente bisogno e niente più. Ma dal momento che detto così non sembra qualcosa di importante, lo chiameremo anche noi Principio del privilegio minimo.

Utenti dell’applicazione

L’utente più semplice di cui parlare è l’utente WordPress.

• Probabilmente sei amministratore di uno o più account.
• Potresti avere diversi account “Editore” o “Autore”.
• A seconda del tuo sito, potresti anche avere “Sottoscrittori”.

Il Principio del privilegio minimo ci insegna che dovresti assolutamente ridurre il numero di persone che hanno privilegi da amministratore e limitarli a coloro che ne hanno davvero bisogno. Nella maggior parte delle situazioni, questo significa che hai bisogno di un solo amministratore principale e di un solo amministratore di backup, nel caso succeda qualcosa all’admin principale, come dimenticare la password lo stesso giorno in cui scopri che il sistema di recupero password non funziona. 🙂

Chiunque altro ti richiede i privilegi da amministratore deve dimostrare di non poter svolgere il proprio lavoro quotidiano senza di essi. Sì, è comodo chiedere a qualcuno di fare qualcosa per te, ma limitare gli account amministratore limita anche i danni che possono essere causati (accidentalmente) al tuo sistema.

Editori e autori hanno meno possibilità di fare danni, quindi non devi essere così restrittivo con loro, ma anche per questi ruoli si hanno privilegi che consiglio di concedere solo a chi ha davvero un motivo per averli.

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Utenti del database

La prossima tipologia di utente di cui dobbiamo discutere è l’utente del database. Ogni sito WordPress ha un utente con credenziali per accedere al database. Il Principio del privilegio minimo ci insegna che quell’utente dovrebbe avere il minor numero di privilegi necessari per svolgere il suo lavoro.

Sfortunatamente, poiché i plugin richiedono questo utente per creare ed eliminare tabelle, dati, etc., questo utente deve essere piuttosto “potente”. Questo non vuol dire però che debba essere onnipotente. Ci sono due cose principali da verificare sull’utente che accede al tuo database. Se non sai come controllarle, assumi uno sviluppatore, poiché si tratta di qualcosa di tecnico.

• L’utente del database non deve disporre dei privilegi GRANT. Ciò significa che non può concedere privilegi ad altri utenti. Non esiste una situazione in cui l’utente del database ha bisogno di creare nuovi utenti o concedere loro privilegi per qualcosa.
• L’utente del database non deve avere accesso a nessun altro database oltre quello collegato al tuo sito WordPress. Quell’utente NON DEVE essere in grado di accedere ai dati di altri database sul server o di apportare modifiche.

Accesso ai pannelli di controllo

Infine, gli hosting provider premium come SiteGround hanno pannelli di controllo che ti consentono di controllare tutto ciò che ruota attorno al tuo sito, come email e prestazioni. Molti di questi strumenti possono causare seri danni al tuo sito se usati in modo improprio o doloso.

SiteGround e altri provider ti consentono di aggiungere “collaboratori” ai tuoi account. I collaboratori sono fondamentali per aiutarti a risolvere problemi e gestire il sito per te. In questo modo puoi consentire a uno sviluppatore di aiutarti in modo semplice, senza dover condividere con lui le tue credenziali di accesso all’account.

Controlla le autorizzazioni regolarmente

Che si tratti dei tuoi utenti WordPress o dei tuoi collaboratori nei pannelli di controllo, devi controllare regolarmente chi ha accesso al tuo sistema. È buona norma ogni mese rivedere e valutare gli utenti che dispongono di un particolare accesso e assicurarsi che abbiano ancora bisogno di esso. Se non è così, abbassa il loro livello di autorizzazione o rimuovili del tutto fino a quando non avrai di nuovo bisogno di loro.

Questi controlli non richiederanno molto tempo ma potrebbero farti risparmiare stress e fatica, evitandoti situazioni di crisi come ripristini di emergenza per compromissioni generate da un utente. Per non parlare del danno che ciò arrecherebbe alla tua reputazione online.

Ricorda, la reputazione cresce lentamente come una palma da cocco ma può anche cadere rapidamente come una noce di cocco.

Ci sono molte cose di cui tener conto quando si gestisce un business online, oltre ovviamente a trovare clienti e sviluppare servizi per loro. Devi gestire contratti, fatture, preventivi, richieste e molto altro. È necessario tenere informati i clienti sullo stato di avanzamento dei pagamenti, sulla riscossione e su quelli che vengono eventualmente persi. Inoltre, è necessario disporre di un processo ripetibile che possa essere applicato a tutti i progetti senza incorrere in intoppi.

Nel seguente articolo, condividerò alcuni degli strumenti che utilizzo per gestire la mia attività online. Mi occupo di manutenzione e supporto WordPress in FixUpFox e ho provato dozzine di strumenti per cercare di rendere più semplice il mio lavoro. Non importa se tu utilizzi WordPress o meno, il mio obiettivo è aiutarti a gestire la tua attività concentrandoti sulla parte più importante: rendere felici i tuoi clienti e avere successo!

Gestione dei contatti

Poiché utilizzo Trello per tutta la pianificazione del mio progetto, ha per me senso usarlo anche per tenere traccia dei lead. Uso i campi personalizzati su Trello per aggiungere vari dettagli. Visualizzo il nome, l’email e il numero di telefono del lead nella parte anteriore della scheda. Anche i collegamenti e i file allegati al modulo vengono inseriti nella scheda per poterli esaminare. Inoltre, vengo a sapere la data di quando il modulo è stato compilato in modo da fissare una data massima di scadenza per contattare il lead. Infine, utilizzo la sezione commenti per tenere gli appunti, rendendo Trello un CRM semplice e flessibile. Con il piano gratuito di Trello puoi utilizzare un “power-up”, dunque  puoi impostare il flusso di lavoro sopra descritto gratuitamente per il tuo sito WordPress.

Poi c’è Zapier. Se non ne hai mai sentito parlare, è un servizio che automatizzerà la gestione dei tuoi vari strumenti. Zapier ti consente di prendere due servizi online e collegarli insieme. Ad esempio, puoi dirgli di controllare l’account Twitter della tua azienda e inviarti un messaggio quando qualcuno risponde. Oppure puoi fargli aggiornare un foglio di calcolo quando viene effettuata una vendita sul tuo sito. Zapier ha un piano gratuito che è un buon punto di partenza per capire se è lo strumento che fa al caso tuo.

Puoi anche impostare un’integrazione in Zapier per inviare l’output di uno dei tuoi moduli di contatto a un altro servizio per tracciare i lead. Zapier supporta Gravity Forms, WP Forms e Ninja Forms. Io uso Gravity Forms e invio i lead dal mio sito a Trello per tenermi organizzato con tutti i lead che arrivano. Se decidi di utilizzare WP Forms, che può essere facilmente integrato con Zapier, e sei un cliente SiteGround, puoi ottenere uno sconto del 50% sulla versione Pro visitando la sezione Marketplace nella tua Area Cliente SiteGround. Con un po’ più di lavoro manuale, puoi anche impostare altri plugin per moduli di contatto.

Fatturazione e preventivi

Uso da anni Sprout Invoices per gestire fatturazione e preventivi per la mia attività. Il piano aziendale a pagamento del plugin consente di gestire fatture e pagamenti ricorrenti per i clienti, con i dati di pagamento memorizzati nel sistema di pagamento di propria scelta. Ciò ti consente di impostare un sistema di fatturazione ricorrente che non richiede costantemente ai clienti di inserire i dati, mantenendo al tempo stesso al sicuro le loro informazioni. Mi piace anche perché i clienti possono avere una sezione sul mio sito che gli consente di visualizzare e stampare le fatture passate, nonché di modificare le informazioni di contatto e di pagamento.

Se hai già un sistema di fatturazione che ti piace, non sto suggerendo che dovresti cambiarlo. Ma se se non disponi già di un sistema per gestire le fatture, potresti provarlo. La maggior parte delle differenze tra i principali fornitori sono minime e il prezzo dei piani è abbastanza basso da giustificare il vantaggio di garantire un processo ripetibile per la raccolta dei pagamenti dai clienti.

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Accordi di gestione

Uso WP E-Sign (noto anche come ApproveMe) per i contratti di gestione e manutenzione per i miei clienti. Come gli altri strumenti che suggerisco, anche questo offre un processo ripetibile di gestione per qualcosa di fondamentale: avere contratti e accordi firmati digitalmente da clienti e venditori. Ho un contratto di gestione che è stato creato e verificato da un avvocato che utilizzo per tutti i miei clienti.

WP E-Sign mi consente di creare un modello, che posso quindi personalizzare in base alle esigenze di ciascun cliente. Questo mi permette di inserire le informazioni di contatto per loro, o di inserirle quando firmano il contratto. Ogni documento si trova su un URL personalizzato ed è accessibile solo alle persone che deve vederlo. Posso essere informato quando il documento viene visualizzato e quando viene firmato.

Se si sceglie di utilizzare Sprout Invoices, si integra anche con WP E-Sign per consentire ai clienti di firmare anche fatture e preventivi. Ciò mi consente di creare un flusso di lavoro per l’onboarding di nuovi clienti che richiedono la firma di un contratto, la ricezione di una fattura e il pagamento, il tutto senza che io debba fare nulla oltre la configurazione iniziale. Al termine, ricevo una notifica in modo da poter iniziare a lavorare.

Gestione del supporto

La gestione del supporto per me è simile al sistema di tracciamento dei lead. Ho un setup di Gravity Form sul mio sito che fornisce informazioni a Trello, sul quale i clienti possono porre domande di assistenza. Tuttavia, non mi aspetto che tutti i clienti lo utilizzino e consento loro di inviare richieste via email o direttamente su Trello. Questo garantisce loro una certa flessibilità, limitando al contempo i “luoghi” da tenere d’occhio quando è il momento di lavorare.

Dal momento che lavoro con WordPress, ho una vasta selezione di strumenti che posso utilizzare per gestire siti multipli. Io uso InfiniteWP per gestire i backup e gli aggiornamenti dei siti. Inoltre, infiniteWP mi consente di inviare report direttamente ai clienti con le modifiche apportate ai loro siti.

Mindset

Indipendentemente dagli strumenti che utilizzi per gestire il tuo business online, ci sono alcuni suggerimenti applicabili sempre:

• Non rendere le cose complicate. Trova uno strumento adatto alle tue esigenze e utilizzalo. Ci sono così tante opzioni là fuori che confrontarle tutte richiederebbe un tempo infinito e la scelta di uno piuttosto che dell’altro non influirebbe poi tanto sulla tua attività.
• Rendi i processi ripetibili. Meno devi pensare mentre svolgi compiti di routine, più tempo ed energia puoi risparmiare per il vero lavoro.
• Prendi nota di tutto. Dimenticherai le cose. Non puoi ricordare a memoria tutte le scadenze, le attività o le richieste dei clienti. Dedicare un po’ di tempo alla pianificazione ti farà risparmiare tempo in futuro tanti mal di testa.

Spero che in questo articolo troverai almeno un nuovo strumento che ti aiuterà a migliorare la tua attività. Dovresti sempre puntare a far funzionare la tua attività in autonomia. Questi suggerimenti hanno lo scopo di aiutarti ad arrivare a questo e rendere più piacevole iniziare la giornata.