{"id":12320,"date":"2020-07-21T16:37:55","date_gmt":"2020-07-21T16:37:55","guid":{"rendered":"https:\/\/newblog.siteground.com\/es\/?p=12320"},"modified":"2025-09-19T08:07:18","modified_gmt":"2025-09-19T08:07:18","slug":"wceu-2020-como-transformar-un-evento-fisico-internacional-en-un-evento-online-de-exito","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.siteground.es\/blog\/wceu-2020-como-transformar-un-evento-fisico-internacional-en-un-evento-online-de-exito\/","title":{"rendered":"WCEU 2020: C\u00f3mo transformar un evento f\u00edsico internacional en un evento online de \u00e9xito"},"content":{"rendered":"\n<p>A finales de agosto de 2019 comenz\u00f3 la organizaci\u00f3n de la edici\u00f3n 2020 del evento WordPress m\u00e1s grande del mundo, <a href=\"https:\/\/europe.wordcamp.org\/2020\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (opens in a new tab)\">WordCamp Europe<\/a>. Es un evento sin \u00e1nimo de lucro organizado por voluntarios, que re\u00fane lo mejor de la comunidad WordPress en una capital europea durante tres d\u00edas para disfrutar de charlas, multitud de actividades y networking.<\/p>\n\n\n\n<p>Con la llegada de la Covid-19 se sentaron los precedentes para que este evento multitudinario internacional que se iba a celebrar este a\u00f1o en Oporto y al que iban a asistir alrededor de tres mil personas procedentes de 96 pa\u00edses diferentes, se transformarse en un evento internacional online.<\/p>\n\n\n\n<p>Os voy a contar c\u00f3mo llevamos a cabo esa transformaci\u00f3n, sus resultados y las claves que creo fundamentales en la organizaci\u00f3n de un evento online a gran escala bajo mi experiencia como Content-Team leader durante los dos \u00faltimos a\u00f1os en WCEU, siendo una parte de la <strong>contribuci\u00f3n que desde SiteGround hacemos a la comunidad WordPress<\/strong> tanto<a href=\"https:\/\/newblog.siteground.com\/es\/por-que-asistimos-wordcamps\/\" data-type=\"post\" data-id=\"10629\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"> internacional<\/a> como <a href=\"https:\/\/newblog.siteground.com\/es\/comunidad-espanola-wordpress\/\" data-type=\"post\" data-id=\"11023\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">local<\/a>. Es un relato para todos aquellos que disfrut\u00e1is de los eventos y empresas, freelance u organizaciones de todo tipo que, acostumbradas a organizar sus eventos presenciales a gran escala, puedan tener alguna duda sobre qu\u00e9 tener en cuenta para transformarlos a un formato online.<br><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"530\" src=\"https:\/\/newblog.siteground.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2020\/07\/wceu-2020_1024x530.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-12322\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Objetivos\"><\/span>Objetivos<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Los<strong> cuatro objetivos fundamentales a cumplir en este evento online<\/strong> eran los siguientes, siempre teniendo en cuenta que Networking y contenido son los aspectos m\u00e1s valorados hist\u00f3ricamente en todas las ediciones anteriores de WCEU:<\/p>\n\n\n\n<p>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Facilitar el networking y el contacto entre los asistentes teniendo en cuenta las ventajas e inconvenientes del mundo Online.<\/p>\n\n\n\n<p>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Dar contenido de calidad, inspirador, y con un grupo de ponentes diverso que representase a la comunidad WordPress.<\/p>\n\n\n\n<p>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Dar mucha visibilidad a los patrocinadores y que pudiesen interactuar con el p\u00fablico asistente.<\/p>\n\n\n\n<p>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Hacer crecer la comunidad, crear lazos fuertes entre asistentes, e inspirar al mayor n\u00famero de personas posible para formar parte de esta comunidad.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Para poder cumplir estos objetivos fundamentales<\/strong>, es necesario profundizar en cada uno de ellos y definir a un nivel m\u00e1s pr\u00e1ctico qu\u00e9 necesitamos para poder alcanzar un nivel de rendimiento \u00f3ptimo en diferentes \u00e1reas como:<\/p>\n\n\n\n<p>&#8211; Objetivos claros respecto a qu\u00e9 audiencia quiero atraer, ya que afecta directamente a qu\u00e9 tipo de contenido tenemos que incluir en el programa del evento.<\/p>\n\n\n\n<p>&#8211; Un equipo organizado, con tareas bien definidas y con un calendario de acciones a cumplir. Ten en cuenta el tiempo que necesitas para poner todo en marcha, reclutar a los ponentes, el proceso de selecci\u00f3n de charlas, los patrocinadores, etc&#8230;<\/p>\n\n\n\n<p>&#8211; Accesibilidad, es necesario eliminar barreras y ayudar as\u00ed a que nuestro evento sea visto por m\u00e1s gente.<\/p>\n\n\n\n<p>&#8211; Tecnolog\u00eda. Escoger herramientas de streaming y networking que cumplan los criterios anteriores. En WCEU escogimos StreamYard para las charlas, visionado del Streaming \u00fanicamente en YouTube (m\u00e1s canales implicaba m\u00e1s personal para gestionarlo), y Zoom para las salas virtuales de Networking y patrocinadores.<\/p>\n\n\n\n<p>&#8211; Un gui\u00f3n claro y preciso de c\u00f3mo se va a desarrollar el evento, al minuto, incluyendo qu\u00e9 tiene que hacer cada miembro del equipo, ponentes y presentadores en cada momento.<\/p>\n\n\n\n<p>&#8211; Documentaci\u00f3n y resumen de todas las reuniones y decisiones tomadas en una web p\u00fablica y accesible para todos los organizadores.<\/p>\n\n\n\n<p>&#8211; Comunicaci\u00f3n efectiva entre todos y todas las implicadas en el evento. Organizaci\u00f3n, ponentes, presentadores, patrocinadores y asistentes. Este tema merece un cap\u00edtulo aparte.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"530\" src=\"https:\/\/newblog.siteground.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2020\/07\/image-1-1_1024x530.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-12323\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Retos\"><\/span>Retos<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>El cambio de formato a online tambi\u00e9n supon\u00eda adaptarnos y buscar <strong>soluciones a retos importantes<\/strong> y que podr\u00edan perjudicar al desarrollo del evento, como por ejemplo:<\/p>\n\n\n\n<p>&nbsp;&nbsp;&nbsp;<strong>&nbsp;1. Que en medio de una charla le falle la conectividad al ponente.<\/strong> Como soluci\u00f3n, el sistema estaba preparado para que el ponente pudiese utilizar la conectividad de su m\u00f3vil y seguir con su presentaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<strong>2. Que un ponente o un presentador desaparezcan el d\u00eda del evento o no tuviesen posibilidad de conectarse.<\/strong> Solucionado: ponentes de refuerzo listos para entrar en el evento, as\u00ed como presentadores de guardia permanentemente conectados para incorporarse al momento si hac\u00eda falta.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Que los ponentes consumiesen m\u00e1s tiempo del que ten\u00edan asignado y el programa se descuadre.<\/strong> Solucionado, pusimos diez minutos de espacio entre charlas para tener margen de maniobra, y que los ponentes de charlas cortas env\u00eden las charlas pre-grabadas, as\u00ed no hay forma de que la siguiente charla comience tarde.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Que la gente se aburra.<\/strong> Imposible: tuvieron dos tracks de charlas incre\u00edbles simult\u00e1neamente, dos salas de networking para cotillear, y cuatro salas de sponsors en las que tambi\u00e9n hab\u00eda charlas, as\u00ed no hubo manera de aburrirse \ud83d\ude09<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"530\" src=\"https:\/\/newblog.siteground.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2020\/07\/Screenshot-2020-07-06-at-19.32.53_1024x530.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-12324\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Aunque son muchos puntos a tener en cuenta, todos est\u00e1n bajo la tutela del sentido com\u00fan. En los eventos se pueden tener ideas originales sobre formatos que le den un aire m\u00e1s personal y original, pero la base de todos tanto f\u00edsicos como online, es muy parecida.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Las_cifras\"><\/span>Las cifras<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>WCEU Online fue un \u00e9xito rotundo.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Se convirti\u00f3 en el evento con m\u00e1s participaci\u00f3n en la historia de WordPress, con 8.756 registrados de 140 pa\u00edses diferentes, convirti\u00e9ndose as\u00ed en la WordCamp m\u00e1s grande del mundo, de nuevo. Aunque es comparar eventos de diferente calado, la anterior edici\u00f3n de WCEU en Berl\u00edn vendi\u00f3 3.400 tickets y participaron personas de 96 pa\u00edses diferentes. El alcance es obviamente mayor en el evento online.<\/li><li>Se registraron 2514 personas para el Contributor Day y estuvieron en directo m\u00e1s de 700 constantemente durante todo el d\u00eda.<\/li><li>El 51% de ponentes fueron mujeres, haciendo este evento m\u00e1s diverso alcanzando casi la paridad absoluta.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Claves_y_aspectos_a_tener_en_cuenta_para_transformar_un_evento_offline_en_uno_online\"><\/span>Claves y aspectos a tener en cuenta para transformar un evento offline en uno online<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>En base a la experiencia con WCEU online, voy a intentar resumir los que creo que son los puntos m\u00e1s importantes a la hora de transformar y organizar un evento online internacional:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Donde antes hab\u00eda limitaciones de espacio y b\u00fasqueda del local adecuado, aforo, escenarios, puertas que vigilar, un registro f\u00edsico y acreditaci\u00f3n en la entrada del evento, ahora \u00fanicamente tienes un <strong>registro online<\/strong>, una base de datos, una aplicaci\u00f3n de Streaming, el canal de Youtube, y salas virtuales para patrocinadores y networking, aunque estas dos \u00faltimas son opcionales pero recomendadas.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Piensa a lo grande<\/strong>, recuerda que puede asistir cualquier persona en el mundo, por lo que tienes que vigilar el horario del evento, y sobre todo ten en cuenta las opciones de accesibilidad para que todo el mundo pueda disfrutar de \u00e9l.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>No te agobies con los <strong>patrocinadores<\/strong>, es preferible hacer un par de paquetes de patrocinio bien diferenciados y con sus caracter\u00edsticas bien definidas. Los gastos que ocasiona un evento Online son infinitamente inferiores a los de un evento online.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Ded\u00edcale tiempo a los <strong>ponentes y a los presentadores<\/strong> del evento. Muchos a\u00fan no est\u00e1n acostumbrados completamente al mundo Online, y hay que mimarlos mucho. Ensayad su participaci\u00f3n, que vean las herramientas que se van a utilizar, revisar que tienen en su habitaci\u00f3n la luz adecuada, que no utilicen wi-fi (por favor, conexi\u00f3n ethernet), y que el sonido sea el adecuado.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Como en cualquier evento, busca <strong>uniformidad y presencia de marca<\/strong> en todos los aspectos del mismo, desde las comunicaciones con los implicados en el evento, hasta las plantillas de las presentaciones de los ponentes. Facilita todo tipo de materiales para que sea f\u00e1cil de distinguir tu evento frente a otros.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Cuando hablamos de gestionar equipos y de herramientas como Slack, evita en lo posible utilizar mensajes privados para todo lo relacionado con tareas, dando preferencia a canales en los que est\u00e1 <strong>presente todo el equipo<\/strong>. As\u00ed todo el equipo tendr\u00e1 la informaci\u00f3n completa de todo, y todos ser\u00e1n testigos del estado actual de las tareas a realizar de cada miembro del equipo.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Tu <strong>equipo de organizaci\u00f3n<\/strong> tiene que estar <strong>sincronizado<\/strong>, ahora es m\u00e1s f\u00e1cil que nunca con la tecnolog\u00eda disponible. Ten un ojo puesto en las personas que no delegan y en las procrastinadoras, ambos perfiles pueden desequilibrar a un equipo.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Si trabajas con equipos en diferentes zonas horarias ten en cuenta las <strong>comunicaciones as\u00edncronas<\/strong>, concepto b\u00e1sico en equipos distribuidos.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Planif\u00edcalo todo<\/strong>, que cada equipo tenga claro todo lo que tiene que hacer y en qu\u00e9 fecha. Aunque sea dif\u00edcil, planifica de forma que alivies de tareas la semana anterior al evento y la semana del evento, el equipo puede estresarse y afectar al resultado final.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Piensa qu\u00e9 tipo de <strong>situaciones negativas<\/strong> para el evento se pueden producir y ten preparado un plan b, (y un plan c para poder dormir tranquilo)<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Cuenta con <strong>moderadores<\/strong> en las salas de networking si las pones en marcha. Esa persona debe tener adem\u00e1s permisos para administrar la sala, de forma que pueda actuar ante una situaci\u00f3n inc\u00f3moda y tomar el control de la situaci\u00f3n con serenidad y certeza. Si puedes poner en marcha un c\u00f3digo de conducta y record\u00e1rselo a todos, mucho mejor, as\u00ed no habr\u00e1 sorpresas.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>No te olvides de la <strong>comunicaci\u00f3n<\/strong>, dale especial relevancia. Comunicaciones sencillas, uniformes, breves y claras en cualquier \u00e1mbito. Desde cualquier mensaje al equipo organizador, a los mensajes a los actores del evento: audiencia, ponentes y presentadores.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Aseg\u00farate de que los ponentes han recibido el <strong>programa del evento<\/strong> y est\u00e1n de acuerdo con el d\u00eda y la hora, conf\u00edrmalo uno por uno. Imag\u00ednate que tienes que cambiar el d\u00eda antes del evento el programa de ponentes porque alguien no ha le\u00eddo un email\u2026<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Test\u00e9alo todo, ens\u00e1yalo todo.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>No hay pantalla que pueda sustituir un abrazo, o la sensaci\u00f3n de un escenario y un aforo llenos de gente, la emoci\u00f3n de ver a tus amigos y amigas de nuevo, de compartir, aprender y divertirse con los tuyos. Pero tenemos la oportunidad de crear nuevas sensaciones y poner en contacto a mucha m\u00e1s gente a trav\u00e9s de los <a href=\"https:\/\/newblog.siteground.com\/es\/la-guia-facil-de-siteground-para-organizar-un-evento-online\/\" data-type=\"post\" data-id=\"11894\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">eventos online<\/a>. Desde SiteGround seguiremos apoyando, organizando y patrocinando eventos Online a peque\u00f1a y gran escala y aprovecharemos las oportunidades que nos da el Online para que pod\u00e1is conocernos mejor.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"530\" src=\"https:\/\/newblog.siteground.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2020\/07\/48288712786_7a9ada402e_k_1024x530.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-12325\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>El a\u00f1o que viene os ver\u00e9 de nuevo en WCEU, esta vez como organizador global, y volver\u00e9 a escribir sobre este incre\u00edble evento. Es dif\u00edcil definir las sensaciones que a uno le quedan despu\u00e9s de estar trabajando codo con codo con gente incre\u00edble de tantos pa\u00edses diferentes, en un entorno tan diverso y colaborativo. Pero creo que lo mejor es que lo sepas por ti mismo:<\/p>\n\n\n\n<p>\u00a1Nos vemos en WCEU 2021!<br><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"A finales de agosto de 2019 comenz\u00f3 la organizaci\u00f3n de la edici\u00f3n 2020 del evento WordPress m\u00e1s grande del mundo, WordCamp Europe. 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